Quatro visitas num dia chegam para baralhar tudo. À noite, lembra-se de que a cliente gostou da luz, mas já não sabe se o limite era 300 ou 320 mil euros, nem se foi ela ou o marido quem recusou o rés-do-chão. Este guia mostra uma forma de registar as visitas que cabe no intervalo entre duas marcações.
Porque é que as notas se perdem
Raramente é falta de vontade. As notas perdem-se porque o momento certo para as escrever — logo a seguir à visita — é também o pior momento para escrever: está no carro, já atrasado para a próxima, com o telemóvel a tocar.
O resultado costuma ser uma de três coisas:
- Um caderno que ninguém consulta quando o cliente volta a ligar meses depois.
- Mensagens para si próprio no WhatsApp, misturadas com fotografias de imóveis e conversas pessoais.
- Nada, na esperança de que a memória chegue. Chega durante uma semana.
O problema não é onde se escreve. É que a informação fica guardada por data e não por cliente — e, quando precisa dela, pensa no cliente, não no dia.
A regra do carro
Registe cada visita antes de arrancar para a seguinte. Não à noite, nem ao fim de semana: ali, com o motor desligado, enquanto os detalhes ainda estão frescos.
Parece exigente, mas uma boa nota de visita demora menos de um minuto. O que a torna difícil é começar do zero, sem saber o que registar. Por isso, o passo seguinte é ter sempre a mesma lista.
O que registar depois de cada visita
Nem tudo o que acontece numa visita merece ficar escrito. Estes são os pontos que fazem falta quando o cliente volta a ligar:
- Quem e o quê — o cliente e o imóvel visitado.
- A reação — o que agradou e o que não agradou, nas palavras do cliente sempre que possível.
- Orçamento e financiamento — o valor máximo e se já tem crédito pré-aprovado.
- Zonas — as que aceita e, sobretudo, as que recusa.
- Linhas vermelhas — o que exclui um imóvel à partida: rés-do-chão, falta de elevador, falta de garagem.
- Promessas — o que ficou de fazer, e até quando.
- Próximo passo — nova visita, proposta, chamada na sexta-feira.
As linhas vermelhas e as promessas são as que mais se perdem e as que mais custam. Mostrar um rés-do-chão a quem disse claramente que não o quer é tempo perdido para os dois — e passa a imagem de que não estava a ouvir.
Um exemplo de nota
Com a lista na cabeça, uma nota completa fica assim:
«Visita com a Ana Costa ao T2 em Alvalade. Gostou muito da luz, achou a cozinha pequena. Orçamento até 320 mil euros, crédito já pré-aprovado. Não quer rés-do-chão por causa do bebé. Prometi enviar-lhe amanhã duas opções no Areeiro. Voltamos a falar na sexta.»
São seis frases. Dizê-las demora cerca de trinta segundos; escrevê-las no telemóvel, três ou quatro minutos — e é aí que a regra do carro costuma falhar.
Falar em vez de escrever
Falamos várias vezes mais depressa do que escrevemos no telemóvel, e falar não obriga a olhar para o ecrã. Por isso, a forma mais realista de cumprir a regra do carro é dizer a nota em voz alta.
O gravador do telemóvel resolve metade do problema: a nota fica registada, mas continua a ser um ficheiro de áudio que ninguém vai voltar a ouvir. O ditado do teclado resolve a outra metade só em parte: transforma a voz em texto, mas o texto continua solto, sem ligação ao cliente.
O que interessa é que a nota acabe na ficha do cliente, com cada informação no sítio certo.
Organizar por cliente, não por data
Quando um cliente liga, a pergunta é sempre a mesma: «o que é que eu sei desta pessoa?». A resposta tem de estar num só lugar:
- uma ficha por cliente, com o histórico de visitas por ordem;
- o pedido atual em destaque — orçamento, zonas, tipologia, linhas vermelhas;
- os imóveis visitados ligados à ficha, com a reação a cada um;
- as promessas em aberto, com prazo.
Se a informação estiver espalhada por cadernos, conversas e memória, cada chamada começa com uma pequena investigação. Se estiver numa ficha, começa com «Olá, Ana, tenho aqui duas opções no Areeiro».
Dez minutos à sexta-feira
Uma vez por semana, reveja duas coisas: as promessas que ainda estão em aberto e os clientes com quem não fala há mais de duas semanas. É a forma mais barata de não deixar ninguém cair — e muitas vezes é daí que sai o negócio da semana seguinte.
Como a Yarna faz isto
A Yarna é uma ferramenta de voz para profissionais imobiliários, construída à volta da regra do carro. Depois da visita, fala trinta segundos. A aplicação transcreve a nota, identifica o que importa — orçamento, zonas, linhas vermelhas, promessas e próxima reunião — e preenche a ficha do cliente sozinha. Antes de guardar, confirma o que foi reconhecido.
Pode falar em português, inglês ou ucraniano: a língua é reconhecida automaticamente. Os dados ficam guardados na União Europeia.
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